Esas montañas de archivos en papel, con datos difícilmente rescatables, tienen un nombre: ‘dark data’. Y constituyen un problema para el sector financiero.

El dato es de sobra conocido por ser uno de los activos más valiosos de las compañías. No obstante, esto no le mantiene a salvo del riesgo de la devaluación. Al igual que la moneda, el dato se encuentra en continuo cambio y evolución, expuesto a una constante aparición de nuevas formas. Bien sea de manera digital o verbal, cada vez que creamos un nuevo canal, nace un nuevo tipo de datos.

Conforme la tecnología avanza, la lectura de los datos antiguos se vuelve cada vez más compleja y se ralentizan los procesos que se sirven de ellos. Al final, se llega a la situación de obsolencia absoluta de estos datos y a la reducción de los esfuerzos destinados a su gestión. Una vez que estos datos dejan de ser útiles y desaparecen del día a día de las compañías, pasan a denominarse dark data. Estos datos obsoletos se convierten en un factor de riesgo para las organizaciones que continúan utilizándolos.

Si bien es complicado para las compañías medir qué cantidad de sus datos pueden catalogarse como dark data, según IDC, esta cifra asciende en la actualidad al 80% de los datos de las compañías. Además, la consultora indica en su último informe International Data Corporation que, para el año 2020, el dark data podría suponer el 93% de los datos totales de las empresas. En aras de poder superar este obstáculo, las compañías financieras deben servirse de un enfoque estratégico orientado a la gestión de datos y apostar sólidamente por el uso de los recursos tecnológicos más apropiados para ello.

La época oscura de los datos financieros

Desde la aparición de los primeros bancos, estas entidades se han servido constantemente de los datos para mejorar y optimizar la experiencia de sus clientes. Se ha recorrido un gran camino en lo que a obtención de información personal se refiere, incluyendo los primeros documentos en papel, los historiales de crédito y de compra y los informes de datos telemáticos utilizados cada vez con mayor asiduidad por las compañías de seguros. 

Conforme las entidades financieras han ido evolucionando y desarrollando su actividad, los datos más antiguos han visto decrecer su valor estratégico y de negocio, es decir, se han transformado en dark data. Gracias a los sistemas de almacenamiento ilimitado en la nube, los datos digitales se han convertido en la opción preferente debido a su mayor facilidad de uso y gestión, desbancando al dato en papel. Inevitablemente, la información almacenada en soportes físicos ha pasado a ser archivada y, en última instancia, perdida. 

Las compañías financieras son especialmente vulnerables. A medida que los contratos inteligentes y las transacciones vía blockchain crecen en popularidad, los datos antiguos pierden drásticamente su valor y relevancia. Cabe decir que el excesivo nivel de regulación existente en este sector es en cierto modo responsable de haber creado un comportamiento reacio a borrar información. Con las regulaciones de protección de datos, como la actual GDPR, los usuarios están dispuestos a emprender acciones legales contra prácticas empresariales irresponsables del sector financiero más que en otros mercados; haciendo del dark data una bomba a contrarreloj para la seguridad de los datos y de las empresas que los poseen.

Cómo enterrar los datos

Para acabar con el problema del dark data, las compañías deben frenar tanto estos datos como su canal. En última instancia, la aparición de este problema es fruto de una estrategia vaga y poco rigurosa de gestión de datos. Además, no se trata de un fenómeno nuevo propio de nuestros días, sino que es un problema que ha existido durante todo el proceso de desarrollo del sector financiero.

Es decir, la aparición y la inminente proliferación del dark data no tiene su origen en acciones negligentes, sino en la complejidad propia de unas estructuras de gestión de la información altamente fragmentadas. Numerosos estudios muestran que los empleados del sector están acostumbrados a trabajar con un excesivo número de canales y herramientas de gestión de datos, así como con una falta de estrategia y recursos para back-up.

La mayoría de las organizaciones reconoce que su visibilidad y control sobre el dato es insuficiente; incluso son conscientes de que esto perjudica a la seguridad de su información. Todo ello no solo favorece el aumento de dark data, sino que debilita la capacidad de los empleados para localizar y utilizar los datos de manera eficaz, generando la pérdida de oportunidades de negocio y el desaprovechamiento de recursos. Algunas empresas como IBM cuantifican en un 60% el valor que pierden los datos si no se utilizan en el momento adecuado. En este punto, no sólo surge la incógnita de cómo gestionar los mismos o cuál es la mejor forma, sino en qué momento hacerlo para maximizar su valía y poder sacar el mayor partido para las compañías.

Creando una estrategia de gestión de datos

Conforme más aislados y repartidos se encuentran los datos, más difícil se vuelve su localización, gestión y protección. Es de esta manera como el dark data se transforma en un riesgo para las compañías. El primer paso para acabar con esta amenaza es la formulación de estrategias de gestión de datos adecuadas, que integren los datos antiguos y los nuevos. Paralelamente, se debe poner fin a la creencia de que es necesario guardarlo todo. En su lugar, se debe apostar por el empleo de nuevas herramientas y plataformas capaces de localizar, clasificar automáticamente y gestionar datos alojados en múltiples entornos.

Introduciendo y reforzando las políticas de gestión de datos

Las políticas de gestión de datos deberían ponerse en práctica e impulsarse desde los niveles más altos de las compañías hasta sus bases. Esto implica que el total de la plantilla entienda el proceso de introducción de datos, sus formatos y cómo deben almacenarse. Igualmente importante es asegurarse de que estos parámetros no sean demasiado rígidos y favorecer la creación de modelos flexibles. Como ya se ha comentado, los datos se encuentran en continuo cambio por lo que sus estándares deberán ser capaces de adaptarse a las nuevas características. Los empleados deben tener cierta libertad de actuación, siempre que vaya acorde con los objetivos globales.

Empleando la tecnología adecuada

Otra de las obligaciones de las compañías financieras es la utilización de las tecnologías más adecuadas para la gestión de datos con el objetivo de garantizar la máxima eficiencia y seguridad en todos los procesos. El empleo de una única plataforma integrada posibilita la utilización de software de automatización inteligente, facilitando y agilizando a los trabajadores la tarea de localizar los datos. Gracias a ello, no solo se reduce drásticamente la probabilidad de generar dark data, sino que se obtiene una ventaja estratégica y la habilidad para tomar decisiones de negocio de una manera más rápida y eficaz.

El problema del dark data no solo afecta a las compañías tradicionales. Las empresas nuevas también deberían preocuparse y prevenirse ante esta amenaza. Quizá a día de hoy, las compañías más disruptivas se encuentren en una situación de ventaja frente a sus competidores que siguen modelos más antiguos, pero igualmente se encuentran expuestas al paso del tiempo y a la depreciación del dato. 

Fuente: Retina